Zur Navigation springen Zum Inhalt springen

Digital. Kommunal. Präsent.

eRechnung


Elektronische Rechnungsstellung

Worum geht es?

Gemäß der EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (RL2014/55/EU) und deren Umsetzung in Landesrecht durch §52g LVwG in Verbindung mit der Landesverordnung über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (E-Rechnungsverordnung – ERechVO) vom 29.11.2018 müssen alle öffentlichen Auftraggeber in Schleswig-Holstein spätestens seit dem 18.04.2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnung) zu empfangen und zu verarbeiten.

Was ist eine E-Rechnung?

Es handelt sich nur dann um eine E-Rechnung, wenn diese in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt. Grundlage für zulässige elektronische Formate für E-Rechnungen ist die CEN-Norm EN 16931.

Auf Basis der Norm wurden in Deutschland die Standards ZUGFeRD (aktuell Version 2.1) und XRechnung (aktuell Version 1.2.2) entwickelt. Bei eingescannten oder als PDF vorliegenden Rechnungen handelt es sich nicht um strukturierte elektronische Formate im Sinne der Norm.

Wie kann der Empfang und die Verarbeitung im Sinne der ERechVO sichergestellt werden?

Das gesetzliche Minimum besteht in der Bereitstellung einer De-Mailadresse für den Empfang von E-Rechnungen, deren Auftragswert oberhalb des nach §106 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen jeweils maßgeblichen Schwellenwertes liegt.

Das zentrale E-Rechnungsportal Schleswig-Holstein

Das Land Schleswig-Holstein stellt ein Portal zur kommunalen Mitnutzung bereit. Es bietet den Rechnungsstellern verschiedene Eingangskanäle an, führt umfangreiche Prüfungen (z. B. hinsichtlich Virenfreiheit und korrekter Syntax) durch und ermöglicht den kommunalen Nutzern einen rechtssicheren Rechnungsempfang im Sinne der gesetzlichen Vorgaben. Dieser Basisdienst ist kostenlos für die Nutzer.

Wie kann die Mitnutzung des Portals beantragt werden?

Die Beantragung erfolgt zunächst formlos per E-Mail an den ITVSH über die Adresse rechnung.e-rechnung[at]itvsh.de. Sie erhalten dann vom ITVSH ein entsprechendes Antragsformular nebst den anzuerkennenden Nutzungsbestimmungen.

Wo gibt es mehr Informationen?

Die rechtlichen Umsetzungsbestimmungen sowie die Funktionalitäten des Portals und ein Ausblick in die Zukunft sind umfangreich im Konzept Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch kommunale Auftraggeber in Schleswig-Holstein beschrieben. Nutzungsberechtigte Institutionen können dieses kostenfrei beim ITVSH erhalten.

Wie geht es weiter?

Im Hinblick auf die Arbeitszeit, die durch den Wegfall des manuellen Erfassens von E-Rechnungen eingespart werden kann, sollte es in aller Interesse sein, den Rechnungsworkflow nach und nach zu automatisieren. In wenigen Jahren wird ein elektronischer Rechnungsverkehr genauso selbstverständlich sein wie heutzutage elektronische Überweisungen.

Der ITVSH steht hierzu im Kontakt mit Herstellern von HKR-Verfahren und DMS-Systemen sowie Praktikern von kommunaler und Landesseite zur Erarbeitung rechtskonformer und medienbruchfreier Rechnungsworkflows.


Unsere Träger